Milyen legyen az iroda, ahol nem vagyunk?

Ha egy vállalkozás az ország másik felében vagy külföldön szeretne a piac vérkeringésébe bekapcsolódni, az induláshoz nincs feltétlenül szükség az adott helyen irodát nyitnia.

Ha egy vállalkozás az ország másik felében vagy külföldön szeretne a piac vérkeringésébe bekapcsolódni, az induláshoz nincs feltétlenül szükség az adott helyen irodát nyitnia. Elég kapcsolatba lépni egy virtuális irodával: helyi céges címet adnak, válaszolnak a cég nevében az ottani telefonhívásokra, kezelik levelezését és üzeneteit. Mindezt a saját iroda költségeinek töredékéért. A cégirodák rezsijének jelentős részét a mindennapi tevékenységhez tartozó költségek adják ki: irodabérleti díj, a rezsi-, az adatátviteli, s nem utolsósorban az egyik telephelyről, irodából a másikba való utazgatás. Ez utóbbi különösen akkor lehet tetemes, ha az újabb iroda helyszíne a cégközponttól több száz kilométerre, vagy netán egy távoli országban található. A vállalkozás büdzséjét kevésbé megterhelő néhány megoldás eddig is létezett. Például az, hogy a vállalkozás az adott helyen induláskor csupán kisebb helyiséget tart fenn, és csak akkor rendezi be irodaként, amikor már létrejött a hosszabb időre szóló üzlet, megbízás. Ilyen esetben további költségcsökkentést eredményezhet, ha bizonyos eseti munkákra (az adott beruházás reklámozása, a népszerűsítésére kiadott szórólapok elkészítése, futárszolgálat) nem vesz fel a cég alkalmazottakat, hanem külső szolgáltatónál rendeli meg azokat. Másik megoldás, hogy távolabbi városban, régióban a komolyabb üzleti szerződés nyélbeütése után kibérel a cég az üzleti megbízás időtartamára úgynevezett instant irodát, amelyben a bérbeadó nyújt korszerű berendezést, profi alkalmazottakat, titkárnőt. Ez utóbbi esetben a cég, amint befejezi munkáját, távozik a bérleményből. Kis tőkével külföldön is Ezeknél nyújtanak hatékonyabb költségmegtakarítást az úgynevezett virtuális irodák, amelyek még újdonságnak számítanak. Segítségükkel már nem elképzelhetetlen egy adott új piacon a szerződések, levelek sokszorosítása, továbbítása, vagy a cég adatbázisának kezelése saját iroda és technikai háttér nélkül sem. Csak fel kell venni a kapcsolatot ezen irodák valamelyikével, és a kiválasztott szolgáltatásokra megbízást adni. Az általuk kínálta megoldások főleg a kis- és közepes méretű vállalkozások számára nyújtanak kedvező lehetőséget ahhoz, hogy egy új, számukra ?megnyíló? nyugati vagy fejlődő országban jelentősebb tőkebefektetés nélkül megalapozzák piaci jelenlétüket. Ilyen szolgáltatást egyelőre még nem sokan kínálnak. A Regus nemzetközi cég az egyik, amelynek irodahálózata és szolgáltatása 60 országban elérhető. A helyszínek döntő hányada az üzleti élet szempontjából legjelentősebb fővárosokban található. Presztízshelyszínek A virtuális irodák nagy presztízsű helyi céges címet kínálnak a vállalkozásoknak, hogy azok könnyen elindulhassanak egy-egy új piacon, s hogy beruházásuk nemzeti és nemzetközi szinten is kivitelezhető legyen. Konkrétan: ezen irodák felajánlanak a kitelepülő vállalkozásnak az általa kiválasztott országban, városban címet, névjegykártyát, fejléces levélpapírt, röplapot anélkül, hogy annak a helyszínen alkalmazottat kellene keresnie. Ahogy Molnár Tamás, az EMEA virtuális irodákért felelős értékesítési igazgatója fogalmaz, a velük kapcsolatba lépő vállalkozás versenyképes áron megalapíthatja leányvállalatát egy éjszaka alatt akár a l?Etoile mellett Párizsban, a Park Avenue-n New Yorkban, Madridban vagy Sydneyben anélkül, hogy fizikailag jelen lenne, és eközben még haszna is származik. Mennyit kell fizetnünk mindezért? Eközben pedig jelentősen csökkenek működési költségeik, például azáltal, hogy a Regus preferált szállítói kedvezményt adnak az irodai felszerelések vásárlásánál. A helyi munkatársak a megbízó nevében válaszolnak a telefonhívásokra, kezelik levelezését és üzeneteit, és mindenféle adminisztrációban segítenek. Külön kérésre a levélküldeményeket átveszik, összegyűjtik és továbbítják az anyacég központjába, vagy ahová kéri a megbízó. A szolgáltatások bővíthetők: létezik olyan csomag, amely mindent tartalmaz, amit a virtuális iroda, ám ez kiegészül havi 40 órányi irodahasználattal. És az ár? Amíg például Budapesten, magas presztízsű helyen kisebb, tehát 50 négyzetméteres irodát 160 ezer forint alatt nemigen bérelhetünk, addig a virtuális iroda havi költsége extrákkal együtt is csak 69 ezer forint a jelenlegi árfolyamon (ld. táblázatunkat). Árak Termék Beállítás 12 hónap 3 hónap (egyszeri díj) (havidíj) (havidíj) Postafiók plusz 49 USD 100 USD 150 USD Telefonkezelés 99 USD 175 USD 225 USD Virtuális iroda 99 USD 200 USD 250 USD Virtuális iroda plusz 99 USD 325 USD 375 USD Forrás: Regus Más is virtuális Virtuális iroda néven más megoldásokat, szolgáltatásokat is találunk. Van olyan tanácsadó cég, az Accenture, amely saját irodaházán belül hoz létre ilyeneket. Ez azt jelenti, hogy egy munkatársnak nincs saját irodája, hanem feladatkörönként hoznak létre helyiségeket, így az ügyfelekkel való foglalkozáshoz, a munkatársak egymással való interakciójához, egyéni munkához időtartamokra kell helyiséget ?bérelni?. Ez is jobb kihasználtságot jelent. Miből áll a virtuális iroda? - Nagy presztízsű helyi cím használata a megbízó cég névjegykártyáján, levélpapírján és reklámanyagain - Levélküldemények összegyűjtése és továbbítása - Kedvező tarifák irodafelszerelés vásárlásakor és futárszolgálat igénybevételekor - Hozzáférés kész irodákhoz és tárgyalótermekhez - Igény szerint adminisztrációs és műszaki támogatás - Helyi telefonszám 350 város bármelyikében - Személyre szabott telefonkezelés - Hívásátirányítás - Hangposta - Bejövő és kimenő faxok - Céges névtábla - 40 órányi privát irodahasználat